Każdy poszukiwacz przodków prędzej czy później trafia do Urzędu Stanu Cywilnego, który przechowuje nowsze akta stanu cywilnego. Czekanie na przeniesienie ksiąg do archiwum nieraz może opóźnić poszukiwania genealogiczne nawet o kilkadziesiąt lat. Z tego powodu warto od razu zwrócić się USC o udostępnienie potrzebnych nam dokumentów. O jakie dokumenty możecie się ubiegać? Co USC musi Wam udostępnić, a z czym może być problem? O tym piszemy w tym poście.
Odpisy aktów stanu cywilnego
Odpis aktu stanu cywilnego, czyli wyciąg z aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu, zawiera podstawowe informacje dotyczące osób, których ten akt dotyczył - imię i nazwisko, data i miejsce zdarzenia (narodzin, ślubu, śmierci), dane osobowe rodziców.
URZĄD STANU CYLWILNEGO w poszukiwaniach genealogicznych
Zasadniczo genealogom-amatorom odpis aktu cywilnego jest potrzebny w dwóch sytuacjach:
kiedy w akcie znajdują się informacje, których genealog nie zna i bez których nie jest w stanie kontynuować swoich poszukiwań np. imiona rodziców bądź miejsca urodzenia swoich dziadków,
kiedy potrzebuje odpisu aktu do udowodnienia swojego pokrewieństwa z daną osobą, np. w przypadku ubiegania się dokumentację z kopert dowodowych.
W USC można się ubiegać o odpis skrócony bądź zupełny. Odpis zupełny kosztuje 33 zł i zawiera więcej informacji, ale na genealogiczne potrzeby wystarczający jest odpis skrócony, kosztujący 22 zł. Wniosek można złożyć przez Internet na tej stronie: https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-odpis-aktu-stanu-cywilnego-urodzenia-malzenstwa-zgonu
W wniosku musicie wybrać adresata - czyli Urząd Stanu Cywilnego - w którym akt jest przechowywany.
Uwaga! Możecie spotkać się z informacją, że wniosek o wydanie odpisu można złożyć do dowolnego USC. Jest to prawda, lecz dotyczy to tylko aktów wytworzonych od 2015 r. W przypadku starszych aktów musicie znać miejsce narodzin/ślubu/śmierci Waszego przodka. Inaczej USC nie odnajdzie poszukiwanego przez Was aktu.
Przykład: Ola poszukiwała aktu zgonu swojej prababci Zofii, która przed śmiercią mieszkała w Milanówku. Jednakże, tamtejszy urząd nie odnalazł jej aktu zgonu. Dopiero w miejscowej parafii zdobyła informację, że prababcia zmarła w Żyrardowie - znajdował tam się szpital. Poszukiwany akt był w posiadaniu USC w Żyrardowie.
Ostatnią rzeczą, o której warto pamiętać jest okres przechowywania aktu stanu cywilnego. Dla akt urodzeń okres ten wynosi 100 lat, a dla ślubów i zgonów - 80 lat. Podane okresy są liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego. Następnie akta przekazywane są do właściwego miejscowo archiwum państwowego.
Najczęściej metryki urodzeń, ślubów i zgonów były sporządzane w jednej księdze. Z tego względu, zgodnie z przepisami, przekazanie księgi do archiwum następuje dopiero po dacie zamknięcia ostatniego rejestru, czyli aktów urodzeń. W praktyce oznacza to, że metryki ślubów i zgonów są przechowywane w urzędach stanu cywilnego nie 80, a co najmniej 100 lat!
Rękopisy aktów stanu cywilnego
Akta stanu cywilnego po upływie okresów przechowywania powinny być traktowane jak materiały archiwalne. Z tego względu przysługuje Wam prawo wnioskowania do USC o udostępnienie oryginałów (rękopisów) tych dokumentów i to bez opłaty oraz potrzeby udowadniania pokrewieństwa. Taki rękopis, w przeciwieństwie do współczesnego wygenerowanego automatycznie odpisu, jest nie lada gratką dla każdego rodzinnego genealoga. Wniosek o wysłanie skanu oryginalnej metryki możecie wysyłać jako pismo ogólne przez platformę ePUAP. Poniżej zamieszczamy przykład takiego wniosku.
![](https://static.wixstatic.com/media/a0f9c4_6a879ed9dbd24990ae6c39e58f3211bd~mv2.jpg/v1/fill/w_980,h_542,al_c,q_85,usm_0.66_1.00_0.01,enc_auto/a0f9c4_6a879ed9dbd24990ae6c39e58f3211bd~mv2.jpg)
Niestety, nasze doświadczenia pokazują, że nie wszyscy urzędnicy rozpatrują takie wnioski pozytywnie. Przepisy to jedno, ale ich interpretacja jest już zupełnie inną kwestią :) Problem wynika prawdopodobnie z faktu, że pracownicy USC wszystkie swoje działania opierają na ustawie Prawo o aktach stanu cywilnego, ignorując przy tym zapisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Fotografowanie aktów stanu cywilnego
Starania o wysłanie skanu metryki mogą być czasochłonne i prowadzić donikąd, bowiem szanse na przekonanie urzędnika co do swoich racji są raczej małe. W takiej sytuacji (zwłaszcza jeśli mieszkacie niedaleko urzędu) warto użyć w stosunku do urzędu jego własnej broni, czyli ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Art. 130 ust 5 tej ustawy pozwala osobie uprawnionej do otrzymania odpisu na nieodpłatne wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego. W celu umożliwienia sfotografowania aktu należy wysłać do urzędu wniosek. Jeśli USC nie posiada własnego wzoru wniosku, możecie sporządzić go samodzielnie i wysłać jako pismo ogólne przez ePUAP. Poniżej zamieszczamy przykład takiego wniosku.
![](https://static.wixstatic.com/media/a0f9c4_7aa9169cba0b41a8a4d02c85a6653074~mv2.jpg/v1/fill/w_980,h_535,al_c,q_85,usm_0.66_1.00_0.01,enc_auto/a0f9c4_7aa9169cba0b41a8a4d02c85a6653074~mv2.jpg)
Po umówieniu się na wizytę w urzędzie, pamiętajcie o zabraniu aparatu lub telefonu z aparatem. Urzędnik znajdzie potrzebny Wam akt i udostępni do zrobienia fotografii.
Przeglądanie skorowidzów aktów zgonów
Jeśli poszukujcie aktu zgonu Waszego przodka, ale nie znacie dokładnej daty jego śmierci możecie zwrócić się do USC o umożliwienie przeglądania skorowidzów aktów zgonów. Ta procedura jest podobna do umożliwienia wykonania fotografii aktu. Najpierw musicie wysłać wniosek, a następnie umówić się na wizytę w urzędzie. Wniosek do wysłania przez ePUAP może wyglądać tak:
![](https://static.wixstatic.com/media/a0f9c4_2cd29eb0ad2f48368bb4f37fcbc54ac6~mv2.jpg/v1/fill/w_980,h_541,al_c,q_85,usm_0.66_1.00_0.01,enc_auto/a0f9c4_2cd29eb0ad2f48368bb4f37fcbc54ac6~mv2.jpg)
Podsumowując, na podstawie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego możecie ubiegać się o:
odpisy aktów stanu cywilnego,
umożliwienie sfotografowania aktu
udostępnienie do wglądu skorowidzów zgonów.
Są to Wasze uprawnienia i USC musi je spełnić, pod warunkiem, że dokumenty dotyczą Waszych przodków.
Wynikające z głębszej analizy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym, prawo do otrzymania skanu oryginalnej metryki stanu cywilnego po upływie okresu jej przechowywania w USC, a przed przekazaniem jej do archiwum, bywa w urzędach podważane. Jednak, naszym zdaniem, warto próbować uzyskania rękopisu metryki tym sposobem. Jeśli urząd odmówi, wtedy można wnioskować o samodzielne wykonanie fotografii.
Przy wypełnianiu wniosków pamiętajcie o precyzyjnym podawaniu wszystkich potrzebnych informacji dotyczących Waszych przodków. Jest to niezbędna część Waszych prywatnych badań genealogicznych!
Comments